एक औपचारिक पत्र लिखने के लिए विशिष्ट सम्मेलनों के विस्तार और पालन पर सावधानीपूर्वक ध्यान देने की आवश्यकता होती है। चाहे आप नौकरी के लिए आवेदन, बिजनेस कम्युनिकेशन, या औपचारिक अनुरोध के लिए एक पत्र लिख रहे हों, सही प्रारूप और स्वर का पालन करना महत्वपूर्ण है। इस लेख में आज हम इसी विषय पर चर्चा करेंगे कि एक औपचारिक पत्र लिखते समय हमें किन बातों का खास तौर से ध्यान रखना चाहिए।
पृष्ठ के शीर्ष दाएं कोने पर अपना पता डालकर प्रारंभ करें। एक लाइन छोड़ें और फिर अपने पते के नीचे दिनांक शामिल करें। दूसरी लाइन छोड़ें और रिसीवर का पता बाईं ओर संरेखित करें। प्रणाम शुरू करने से पहले दूसरी लाइन छोड़ें।
शुरुआती पैराग्राफ में, स्पष्ट रूप से अपने पत्र का उद्देश्य बताएं। इस भाग में संक्षिप्त विवरण प्रदान करें कि आप क्यों लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो उस स्थिति का उल्लेख करें जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं और आपको इस अवसर के बारे में कैसे पता चला।
आपके पत्र का मुख्य भाग आपके उद्देश्य से जुड़ी हुई पूरी जानकारी, तर्क या स्पष्टीकरण प्रदान करना चाहिए। प्रत्येक नए विचार या बिंदु के लिए अलग-अलग पैराग्राफ का उपयोग करें जिनके बारे में आप लिखना चाहते हैं। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक पैराग्राफ सुसंगत है और एक ही विषय पर केंद्रित है। औपचारिक भाषा का प्रयोग करें, लेकिन शब्दजाल या तकनीकी शब्दों का उपयोग करने से बचें जो रिसीवर के लिए अनसुने हो सकते हैं।
अपने पूरे पत्र में एक प्रोफेशनल और सम्मानजनक स्वर बनाए रखें। फॉर्मल भाषा का प्रयोग करें और गाली-गलौज, एब्रिवेशन या कैज़ुअल भावों का उपयोग करने से बचें। विनम्र रहें और ऐसी किसी भी भाषा से बचें, जिसे टकराव या असभ्य माना जा सकता है।
अपने विचारों को आसान भाषा में जाहिर करें। यह सुनिश्चित करने के लिए सरल और सीधी भाषा का प्रयोग करें कि आपका संदेश आसानी से समझा जा सके। अपनी बात को आप छोटी बातों में टू द प्वाइंट कहें। विशेषणों के अत्यधिक उपयोग या अनावश्यक बयानों से बचें जो आपके मुख्य संदेश से विचलित हो सकते हैं।
अनुरोध, सुझाव या दावे करते समय, अपने तर्कों को मजबूत करने के लिए सहायक एविडेंस या उदाहरण प्रदान करें। अपने बयानों का समर्थन करने के लिए फ़ैक्ट्स, फिगर्स या उससे जुड़ी हुई जानकारी का उपयोग करें। यह आपके पत्र में विश्वसनीयता जोड़ता है और रिसीवर को मनाने में मदद करता है।
अपने पत्र के मुख्य बिंदुओं को कनक्लूडिंग पैराग्राफ में summarize करें। अपने उद्देश्य को दोहराएं और एक पॉजिटिव नोट पर समाप्त करें। रिसीवर के समय और विचार के लिए अपनी प्रशंसा व्यक्त करें। यदि उपयुक्त हो, तो आगे की चर्चा के लिए अपनी उपलब्धता का उल्लेख करें या अपनी कॉन्टेक्ट डिटेल प्रदान करें।
एक औपचारिक समापन वाक्यांश का प्रयोग करें जैसे “ईमानदारी से,” “सम्मानपूर्वक,” या “भवदीय रूप से।” इसके बाद अल्पविराम (,) लगाएं और अपने हस्तलिखित हस्ताक्षर के लिए कुछ लाइनयां छोड़ दें।
क्लोजिंग फ्रेज़ और आपके टाइप किए गए नाम के बीच की जगह में अपना हस्ताक्षर करें। यदि आप एक टाइप्ड लैटर भेज रहे हैं, तो अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अपने हस्ताक्षर के लिए स्थान छोड़ दें। यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो आप स्कैन या डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग कर सकते हैं।
अपना पत्र भेजने से पहले, स्पेलिंग्स, व्याकरण और विराम चिह्नों की ग़लतियों के लिए सावधानीपूर्वक प्रूफरीडिंग करें। सुनिश्चित करें कि सामग्री तार्किक रूप से प्रवाहित होती है और आपका संदेश प्रभावी ढंग से व्यक्त किया जाता है। यदि संभव हो, तो किसी और को आपका पत्र पढ़ने के लिए कहें ताकि आप जो गलतियाँ भूल गए हों उन्हें दूर किया जा सके।
यदि आप अपने पत्र के साथ कोई दस्तावेज़ शामिल कर रहे हैं, जैसे कि एक बायोडाटा या सहायक सामग्री, तो अपने पत्र के अंत में उनका उल्लेख करें। यह इंगित करने के लिए कि अतिरिक्त दस्तावेज़ शामिल हैं, “संलग्नक” या “संलग्न कृपया ढूंढें” जैसे वाक्यांशों का उपयोग करें।
यदि आप अपने पत्र की प्रतियां अन्य व्यक्तियों को भेज रहे हैं, तो अपने पत्र के अंत में “सीसी” (कार्बन कॉपी) या “सीसी” जैसे वाक्यांशों का उपयोग करके उन व्यक्तियों के नाम का उल्लेख करें जो प्रतियां प्राप्त करें।
यदि आप पत्र पोस्ट के द्वारा भेज रहे हैं, तो इसे बड़े करीने से मोड़कर एक लिफाफे में रख दें। सुनिश्चित करें कि रिसीवर का पता लिफाफे पर सही और स्पष्ट रूप से लिखा गया है। यदि आप एक ईमेल भेज रहे हैं, तो एक ऑफिशियल ईमेल पते का उपयोग करें और पत्र को पीडीएफ या वर्ड दस्तावेज़ के रूप में संलग्न करें।
एक औपचारिक पत्र लिखने के लिए भाषा और फॉर्मेट में विस्तार और सटीकता पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इन चरणों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका औपचारिक पत्र ऑफिशियल लहजे को बनाए रखते हुए आपके संदेश को प्रभावी ढंग से कम्युनिकेट करता है। अपने पत्र को भेजने से पहले ध्यान से प्रूफरीड करना याद रखें, क्योंकि एक अच्छी तरह से लिखा गया और त्रुटि रहित पत्र आपकी विश्वसनीयता को बढ़ाता है और सकारात्मक प्रतिक्रिया की संभावना को बढ़ाता है।
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